Sistem Informasi Perpustakaan Digital

 

 

 

Tri Septiantono

 

 

 

Beberapa Definisi Perpustakaan Digital

Dalam kurun waktu dua dasa warsa terakhir, dunia perpustakaan banyak sekali membahas tentang perubahan yang terjadi dalam dunia perpustakaan. Perubahan itu tidak hanya karena munculnya format-format baru koleksi, namun juga teknologi informasi yang melatarbelakangi apa yang sekarang sering disebut sebagai perpustakaan digital. Namun demikian perpustakaan digital seringkali dipahami dalam arti yang sangat sempit, yaitu perpustakaan yang menggunakan fasilits komputer sebagai alat untuk memberikan pelayanan. Apa yang dilakukan oleh perpustakaan pada dua dasa warsa yang lalu—yang sering disebut sebagai automasi—berbeda dengan perpustakaan digital.

 

Perpustakaan digital telah didefinisikan antara lain oleh Lesk (1997), Arms (2000) dan Digital Libraries Federation. Lesk mendefinisikan perpustakaan sebagai berikut:

 

Menurut Lesk (1997):

"Digital libraries are organized collections of digital information. They combine the structuring and gathering of information, which libraries and archives have always done, with the digital representation that computers have made possible.”    (Lesk, 1997)

 

Sementara itu menurut Arms (2000), perpustakaan digital adalah sebagai berikut:

 

“Digital library is a managed collection of information, with associated services, where information is stored in digital formats and accessible over a network.”     (Arms, 2000)

 

Sedangkan menurut Digital Libraries Federation di Amerika Serikat, Perpustakaan Digital didefinisikan sebagai berikut:

 

“Digital libraries are organizations that provide the resources,  including the specialized staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities.”    Digital Libraries Federation (DLF)

 

Dari ketiga definisi di atas, dapat dimengerti bahwa perpustakaan digital lebih menekankan adanya koleksi digital dan perpustakaan tersebut dapat diakses selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu baik di dalam perpustakaan maupun jarak jauh tanpa harus datang ke perpustakaan secara fisik. Tidak kalah penting adalah adanya jaringan antar perpustakaan.

 

 

Munculnya Perpustakaan Digital

Di dalam ilmu perpustakaan, sistem informasi digital muncul mengikuti perkembangan yang terjadi secara berurutan. Dalam dua dasa warsa yang lalu, hadir apa yang disebut dengan database katalog induk perpustakaan. Di Indonesia pada waktu itu dimulai dengan adanya software CDS/ISIS dari UNESCO. Ini adalah awal dari munculnya perpustakaan digital. Catalog ini kemudian dimunculkan secara online melalui gopher atau yang sekarang dikenal dengan nama Internet.

 

Sejak saat itu, dimulailah kegiatan yang mengarah pada penyediaan sumber-sumber informasi yang dikemas langsung dalam format terkomputerisasi, antara lain adalah penyediaan sumber informasi elektronik untuk referensi secara full-text. Ini pun awalnya dilakukan oleh penerbit dalam kemasan disket dan CD-ROM. Di Indonesia CD-ROM menjadi booming di pertengahan tahun 90an.

 

Dengan adanya internet di pertengahan tahun 90an tersebut, maka penerbi juga beralih ke penyediaan sumber informasi yang dikemas secara online dan perpustakaan pun mulai beralih dari pembelian ke langganan sumber informasi secara online. Jurnal-jurnal mulai beralih ke online atau dibuat dalam dua versi. Dan jurnal-jurnal yang ditawarkan tersebut kemudian dikemas dalam apa yang disebut dengan database (berisi kumpulan jurnal-jurnal dalam berbagai bidang) dan ditawarkan ke perpustakaan dengan harga yang lebih murah.

 

Tidak kalah penting adalah perkembangan dalambentuk komunikasi ilmiah secara online, yakni dengan semakin banyaknya orang menggunakan fasilitas online, termasuk di dalamnya, prosiding seminar yang dapat dibaca secara online, makalah-makalah yang dapat dibaca secara online, dan sebagainya. Dan perpustakaan juga berkembang dengan penyediaan sumber informasi yang dapat diakses secara full-text melalui internet sehingga orang tidak harus datang ke perpustakaan untuk dapat memperoleh sumber informasi yang diinginkan. Hal ini juga yang menjadikan jumlah kunjungan perpustakaan tidak hanya dihitung berdasarkan jumlah orang yang datang ke perpustakaan secara fisik, melainkan juga jumlah akses ke situs webperpustakaan.

 

Di satu sisi, penerbit menyediakan sumber informasi yang dikemas dalam bentuk database dan di sisi lain, perpustakaan juga membuat konsorsium maupun jaringan dalam bentuk online. Dan hal ini kemudian menjadikan konten sebuah perpustakaan semakin besar karena tidak hanya koleksinya sendiri yang dapat diakses melainkan juga koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan lain.

 

Definisi perpustakaan digital kemudian ditambahkan, bahwa perpustakaan digital merupakan perpustakaan jaringan—bukan sebuah perpustakaan yang memiliki situs web dan berdiri sendiri. Perpustakaan digital adalah jaringan perpustakaan yang dilayankan secara online dan dapat diakses 24/7.

 

 

Manfaat Perpustakaan Digital

Dalam perpustakaan konvensional, pemakai harus dating ke perpustakaan untuk mendapatkan sumber informasi yang dibutuhkan. Tetapi dalam perpustakaan digital, justru perpustakaan yang datang ke pemakai melalui jaringan internet. Selain itu, dengan adanya jaringan perpustakaan (secara maya) maka lebih banyak perpustakaan yang dapat dimanfaatkan.

 

Tidak kalah penting dalam jaringan tersebut adalah adanya resource sharing (berbagi sumber informasi untuk pemakai dari berbagai lembaga serta adanya sambungan ke sumber-sumber informasi tertentu dalam jumlah banyak (linking). Sumber-sumber informasi dalam dunia maya perpustakaan digital dapat selalu diperbarui oleh pustakawan dengan cepat sehingga informasi yang disajikan selalu baru. Demikian pula sumber informasi yang ditawarkan oleh penerbit secara online juga selalu diperbarui dalam waktu yang sangat cepat dan real time. Selain itu, format-format baru sumber informasi juga dapat diwadahi dalam perpustakaan digital ini.

 

Penelusuran yang dilakukan dengan katalog online memungkinkan orang untuk menelusur informasi dari jarak jauh dan tidak harus datang ke perpustakaan, sehingga bisa menghemat waktu pemakai. Dengan perpustakaan digital maka layanan tidak pernah tutup (kecuali aliran listriknya mati) karena semua sumber informasi dapat diakses dalam 24 jam 7 hari seminggu tanpa harus ditunggui oleh petugas perpustakaan.

 

Membangun perpustakaan digital akan dapat menghemat biaya yang besar pada akhirnya. Namun perlu diingat bahwa untuk membangun sebuah perpustakaan digital dibutuhkan biaya yang cukup besar terutama untuk penyediaaan sarana dan prasarana perpustakaan digital. Apakah ini bisa dilakukan? Tentu saja jawabannya tergantuk dari stakeholder.

 

 

Tantangan Perpustakaan Digital

Perpustakaan digital melibatkan berbagai objek tak kasad mata. Semua koelksi perpustakaan digital tidak dapat dibaca tanpa adanya alat bantu (komputer). Hal inilah mungkin yang kadang jadi kendala dalam masa transisi dari full-paper ke paperless. Hal ini dapat dirasakan pada waktu berlangganan database. Semua database yang berisi jurnal-jurnal tersebut tidak kasad mata sehingga di mata auditing konvensional, hal ini tidak dapat dipertanggungjawabkan. Namun dalam dunia digital, hal itu jelas sekali dan pertanggungjawabannya juga tidak rumit. Hal ini kembali tergantung dari manusia dan sistemnya.

 

Perpustakaan digital sebetulnya merubah paradigma dari pengadaan koleksi yang kasad mata, menjadi penyediaan akses. Seperti layaknya orang membeli pulsa, dimana orang tidak pernah melihat pulsanya tetapi dapat menggunakan pulsa tersebut untuk digunakan sebagai alat komunikasi. Demikian pula halnya dengan langganan database jurnal yang tidak dapat dilihat dan dipegang tetapi dapat dibaca secara online dan koleksi tersebut secara fisik memang tidak ada di perpustakaan.

 

Dengan adanya perpustakaan digital maka sumber informasi yang hanya satu kopi dapat adibaca secara bersama-sama dalam waktu yang sama pula sehingga tidak ada kata ’pesan ke perpustakaan’ lagi. Tidak ada kata ’menunggu’ sampai koleksi tersebut dikembalikan ke perpustakaan dan baru bisa dipinjam. Perpustakaan digital juga dapat menjembatani digital divide. Orang yang tidak biasa menggunakan komputer ’terpaksa’ harus menggunakannya untuk dapat membaca koleksi yang ada di dalamnya. Sehingga mau tidak mau semua pemakai harus belajar menggunakan komputer ini. Tugas pustakawan pun juga bertambah. Tidak hanya menunjukkan lokasi sumber informasi melainkan juga menunjukkan bagaimana car mengakses sumber informasi tersebut melalui komputer. Orang yang tidak menghendaki adanya teknologi informasi ’terpaksa’ ditolak untuk ikut memanfaatkan perpustakaan digital, kecuali mereka mau belajar memanfaatkan dan menggunakan fasilitas tersebut.

 

Intinya, perpustakaan digital telah merubah dari bentuk cetak ke digital, koelski yang semula lokal (hanya ada di perpustakaan setempat) kini dapat menjadi internasional karena adanya jaringan perpustakaan dan karena adanya link dengan sumber informasi yang berada di kota atau negara lain. Tidak kalah penting adalah adanya perubahan dimana koleksi dulu selalu lebih aman karena berada di tempat, kini koleksi tersebut tidak selalu ada di tempat dan apabila server sedang ’down’ maka sumber informasi tersebut bisa jadi tidak dapat diakses.

 

Perpustakaan digital telah merubah paradigma perpustakaan dari layanan oleh petugas menjadi pemberdayaan pustakawan dalam membantu pemakai perpustakaan yang membutuhkan sumber informasi secara cepat. Dan dengan jumlah sumber informasi yang tidak terbatas tersebut, maka beban penelusuran pustakawan (maupun pemakai) semakin besar.

 

 

Perpustakaan digital dan automasi

Pustakawan maupun pemakai perpustakaan dan juga stakeholder perlu mengetahui bahwa automasi perpustakaan bukan berarti membangun perpustakaan digital.

 

      Automasi adalah pemanfaatan teknologi (informasi) untuk memudahkan pelayanan yang telah disediakan. Sedangkan

 

      Perpustakaan digital adalah pelayanan perpustakaan dalam bentuk koleksi digital yang dapat diakses di perpustakaan maupun jarak jauh

 

Jadi dalam automasi, koleksi perpustakaan tidak berubah; sedangkan dalam perpustakaan digital, koleksinya pun juga tidak lagi dalam bentuk tercetak.

 

Pengembangan Perpustakaan:

Dalam mengembangkan perpustakaan perlu ada pemikiran lebih lanjut, apakah perpustakaan tersebut akan sepenuhnya diubah menjadi perpustakaan digital atau tetap mempertahankan koleksi cetak yang sudah ada dan menambah sumber informasi digital.

 

Perpustakaan yang memiliki koleksi dalam bentuk cetak dan digital sering disebut dengan perpustakaan hybrid (hibrida), bukan perpustakaan digital sepenuhnya. Koleksi cetak dikembangkan dengan fasilitas automasi, sedangkan koleksi digital dilayankan secara online.

 

Secara singkat dapat digambarkan sebagai berikut:

      Perpustakaan Digital: Sepenuhnya dalam format digital

      Perpustakaan Hybrid: Koleksi cetak tetap ada, ditambah digital

      Perpustakaan Konvensional Terautomasi: koleksi cetak dgn layanan terautomasi

      Perpustakaan Konvensional: koleksi cetak dgn layanan manual

 

 

Pada umumnya perpustakaan-perpustakaan di dunia tidak berubah seratus persen menjadi perpustakaan digital, tetapi banyak yang menyebutkan sebagai perpustakaan hybrid atau perpustakaan dengan koleksi tercetak dan digital. Pada umumnya perpustakaan:

      tetap membeli bahan pustaka dalam bentu tercetak

      Melanggan database komersial secara online

      Mendijitalkan koleksi yang ada (menambah unit scanning)

      Meminta sivitas akademika menyerahkan koleksi dalam bentuk digital (CD)

      Menambah layanan online delivery (layanan full-text articles)

      Tetap memiliki perpustakaan yang luas untuk pelayanan perpustakaan

 

 

Dalam rangka membangun perpustakaan hybrid atau digital, maka digitasi sangat diperlukan oleh sebuah perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan yang sedang dalam taraf menuju perpustakaan digital maupun hybriid sebaiknya mulai membuka satu unit di dalam perpustakaan khusus untuk scanning koleksi cetak yang sudah ada seperti

                        - skripsi mahasiswa

                        - tugas akhir mahasiswa

                        - hasil penelitian dosen

                        - skripsi/tesis/disertasi dosen

                        - makalah presentasi sivitas akademika

                        - prosiding

                        - jurnal UIN

 

Dengan di-digitasi-kannya koleksi tersebut maka koleksi baru dan koleksi lama dapat disatukan dengan wadah digital yang sama dan tidak terpisahkan. Tidak kalah penting adalah untuk membuat aturan bagi para sivitas akademika yang menyerahkan bahan pustaka dalam bentuk digital, misalnya:

      Skripsi harus diserahkan dalam bentuk CD atau flashdisk atau melaui email (?)

      Tugas akhir dalam bentuk CD/flashdisk/email(?)

      Penyerahan makalah dosen/mhs dalam bentuk digital

      Jurnal UIN dimuat dalam website termasuk koleksi arsipnya

 

Jangan lupa bahwa sebuah perpustakaan hybrid maupun perpustakaan digital HARUS memiliki situs web dan harus ada seorang pustakawan yang khusus menangani situs web tersebut (webmaster) yang bertugas untuk meng-update informasi terbaru dari perpustakaan; menginformasikan berbagai kegiatan lembaga; mencari sumber-sumber informasi di internet untuk dibuat link, dan sebagainya.

 

Perpustakaan juga harus mulai memikirkan untuk melanggan database maupun ebooks. Database yang banyak ditawarkan publisher ke Indonesia untuk bidang kesehatan dan kedokteran antara lain adalah:

 

      ProQuest Medical Library

      EBSCO Medical Database

      American Chemical Society (ACS)

      ScienceDirect Biomedicine

 

 

Penutup

Dalam membangun sebuah perpustakan modern—baik perpustakaan hybrid maupun perpustakaan digital--sangat penting bagi perpustakaan tersebut untuk:

      Membangun sebuah Website Perpustakaan lengkap dengan pustakawan yang menjadi webmaster.

      Software automasi pelayanan web-based sehingga catalog dan koleksi dapat dibaca ataupun ditelusur secara online

      Security system di dalam perpustakaan sebaiknya juga menyatu dengan software yang digunakan untuk pelayanan.

      System librarian harus disiapkan agar perpustakaan tidak mengalami hambatan-hambatan kecil dalam kaitannya dengan teknologi informasi.

      Digitizing unit juga harus disiapkan untuk menyatukan koleksi lama dengan koleksi baru dalam format digital.

      PC/WIFI area akan sangat baik kalau bias disediakan di perpustakaan maupun campus-wide, mengingat perpustakaan tidak akan mampu menyediakan banyak computer untuk seluruh sivitas akademika yang dating ke perpustakaan. Juga, karena saat ini banyak sivitas akademika yang membawa laptop, subnote maupun PDA yang dapat tersambung dengan koneksi nirkabel.

 

 

 

 

Referensi dan bacaan terkait:

 

Gladney H.M, et. al. (1994) Digital library: Gross structure and requirements: Report from a workshop. IBM Research Report, RJ 9840, May 1994.

Borgman C.L (1999) What are digital libraries? Competing visions. Information Processing and Management, 35 (3), 227-43.

Digital Library Initiative, FY 1994 (1993) A Joint Initiative of the National Science Foundation, the Advanced Research Projects Agency, and the National Aeronautics and Space Administration. U.S. Government document NSF 93-141.

Association of Research Libraries (1995) Definition and Purpose of a Digital Library.
Available: http://www.ifla.org/documents/libraries/net/arl-dlib.txt
[2003 June 24].
 

Deegan, M and Tanner S. (2002) Digital Futures: Strategies for the information age, London: Library Association Publishing, 22.

Chowdhury GG and Chowdhury S (2003) Introduction to Digital Libraries. London: Facet Publishing, 8-9.

Braud, R.M (1999) Virtual or actual: the term library is enough, Bulletin of the Medical Librarians Association, 87(1): 85-7

Kuny, Terry & Cleveland, Gary (1998) The Digital Library: Myths and Challenges. IFLA Journal, 24(2), pp 107-113, Available:
http://www.ifla.org/IV/ifla62/62-kuny.pdf. [2003 June 24].

 
Dempsey L. et al (1998) eLib Standards guidelines version 2.0. Available at :
http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/papers/other/standards/version2/

Library of Congress. National Digital Library Program (2003). Challenges to Building an Effective Digital Library. [Online]. Available at: http://memory.loc.gov/ammem/dli2/html/cbedl.html [24 Jul. 03].

McGray, Alexa T. & Gallagher, Marie E (2001) Principles for Digital Library Development. Communications of the ACM, 44(5), pp. 49-54. Available: http://lhncbc.nlm.nih.gov/dlb/pubs/200105_cacm_mccray.pdf

Kahn, R and Wilensky, R (1995) A framework for distributed digital object services. Available at http://www.cnri.reston.va.us/home/cstr/arch/k-w.html

Arm, W.Y (1995) Key Concepts in the architecture of the digital library. D-Lib Magazine, 1(1), July.
Available at http://www.dlib.org/dlib/july95/07arms.html